Media Pemesanan dan Formulir yang Ada di Reservasi
Media reservasi
Media reservasi merupakan bagian bagian atau alat alat yang biasa
digunakan dalam perhotelan untuk memasukan data pemesanan tamu, maupun sebagai
media perantara pemesanan antara tamu dan reservasi
1. Telepon
Pernakah kalian menggunakan telepon untuk
berkomunikasi kepada orang lain?
Iya, betapa hebatnya teknologi ini bukan?
Telepon bisa menghubungkan kita kepada orang atau pihak lain secara real time.
Dalam ilmu perhotelan telepon sudah sangat
penting dan berperan dalam hotel, dan sekarang yang saya bahas ini adalah
tentang telepon yang berfungsi dalam media reservasi hotel
Telepon digunakan sebagai media reservasi
pada umumnya, selain mudah digunakan kita tidak akan membuang waktu dan tenaga.
Tapi beberapa kekurangan yang didapat dalam
menggunakan media telepon antara lain,
Terkadang penerima telepon susah menanggapi
dialek asal penelpon
Kemungkinan jaringan bisa terganggu karena
beberapa factor seperti: cuaca, dan keadaan geografis
Menurut skema reservasi melalui media telepon
bisa dibayangkan seperti ini
Reservation ---> Reserevation Form ---> Computer ---> Reservation Guest
2. Computer
Computer sudah tidak asing lagi pada
kehidupan kita, maupun dunia perhotelan.
Masa kini computer sudahlah sangat penting
dalam media reservasi, ini memudahkan kita dalam mengecek ketersediaannya kamar
hotel, memasukan data atau pesanan tamu hanya dengan mengecek system yang sudah
ada dalam computer, tidak hanya itu, para pemesan kamar pun bisa mengeceknya
langsung dari computer melalui situs resmi hotel dalam web tentang jumlah kamar
dan fasilitas yang tersedia.
Bahkan di beberapa hotel besar, computer
sudah memiliki energy listriknya tersendiri, ini untuk mengantisipasi apabila
terjadi pemadaman listrik sehingga computer tetap menyala dan data tidak akan
hilang.
Ini membuktikan bahwa computer sangatlah
berperan pada hotel maupun pada media reservasi
3. Surat
Media reservasi melalui surat sudah tidak
asing lagi, beberapa hotel terkadang menerima surat dari para pemesan kamar.
Pemesanan melalui surat banyak dilakukan
terutama pada pemesanan dalam jumlah besar atau grup.
Dan penggunaan surat lebih efisien karena
informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami, Serta adanya bukti
yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.
Adapun kelemahan pemesanan kamar melalui
surat yaitu dibutuhkan waktu agar surat sampai pada pihak hotel. Maksudnya
informasi pemesanan kamar diperlukan waktu agar tersampaikan pada pihak hotel
karena diperlukannya pihak ketiga dalam pengiriman surat seperti post.
Adapun skema reservasi menggukan media surat
RESERVATION GUEST
|
RESERVATION
|
POST
|
LETTER
|
4. Facsimile
Setelah sebelumnya saya membahas tentang
Istilah-Istilah Dalam Bertelepon. Di dalam kesempatan kali ini saya akan
membahas tentang Cara Mengoperasikan Facsimile
Facsimile adalah suatu alat elektronik yang
berfungsi sebagai fotocopy jarak jauh. Dikatakan demikian sebab berita yang
disampaikan sama seperti yang diterima. Banyak reservation (pemesanan kamar
hotel) menggunakan media ini.
Keuntungan menggunakan facsimile
1)Pengiriman/penerimaan lebih cepat
2)Berita lebih mudah dimengerti
3)Beritanya diterima secara utuh, sama persis
dengan yang dikirim.
Cara mengirimkan berita melalui facsimile
1)Masukkan kertas/dokukmen ke dalam mesin
facsimile
2)Tekan tombol “Hook/RSV“
3)Tekan nomor fac yang dituju
4)Setelah nomor masuk ada 2 kemungkinan
jawaban, yaitu:
a.Apabila facsimile tersebut berfungsi
sebagai nomor facsimile saja, maka jawabannya adalah bahwa berita siap
diterima, fac tersebut akan berbunyi tiiiiit… panjang.
b.Apabila facsimile juga berfungsi sebagai pesawat
telepon, maka sebelum fac masuk harus dijawab dulu, lalu si penjawab akan
membuka line pengiriman dapat diterima.
5)Apabila line yang dituju sedang kosong dan
bisa masuk, maka jawaban dari pengirim berbunyi facsimile/tertulis
“Handshaking”.
6)Bila berita sedang masuk dan “On Line“,
maka dalam sinyal akan terpampang “Fac Transmitting“ lalu kertas yang kita
kirim akan berputar.
Penanganan facsimile baik penerimaan maupun
pengiriman dilakukan atau menjadi tanggung jawab operator telepon. Banyak
reservation (pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini.
5. Telegram
adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan
cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang
ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel
yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain melalui bawah laut
Jenis-jenis Telegram
Telegram dibagi menjadi dua jenis :
• Telegram
biasa
• Telegram
Indah
Telegram biasa berwarna biru muda, sedangkan
telegram indah, merupakan telegram yang dikirimkan khusus pada hari-hari
tertentu contohnya hari raya maupun tahun baru.
6. Web
Situs web (bahasa Inggris: web site) atau
sering disingkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki
topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar,
video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan
setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti
internet, ataupunjaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang
dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di
internet disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan
singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman beranda situs internet umumnya dapat
diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan
kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan
pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta
pembayaran untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat
dalam situs web tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan pornografi,
situs-situs berita, layanan surel (e-mail), dan lain-lain.
Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati
privasi, atau karena tujuan komersil tertentu.
7. E-mail
Surat elektronik atau pos elektronik (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim
mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).
Lima langkah dalam proses pengiriman e-mail
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu
membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik
umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet.
Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang
pembayarannya ditagih per pengiriman.
8. Personal
(langsung)
Reservasi yang dilakukan oleh orang yang
bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.
Formulir Reservasi
formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu yang
didalamnya terdapat data/informasi yang bersifat tetap dan juga bagian
lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap. Ketika permintaan reservasi
diterima semua data tentang tamu di catat pada formulir reservasi. Bentuk dan
disain formulir reservasi bisa jadi tidak selalu sama antara hotel satu dengan
hotel yang lainnya.
Sedangkan media
reservasi kamar adalah alat pengantar atau penghubung reservasi antara pihak
pemesan dengan hotel. Macam-macam formulir yang biasa digunakan adalah:
1. Reservation Form
Reservation form adalah format yang mencatat seluruh informasi
tentang permintaan tamu yang berkaitan dengan pemesanan kamar dan fasilitas
lainnya. Apabila
sebuah permintaan reservasi telah diterima maka seluruh informasi detail
tentang calon tamu dicatat pada formulir pemesanan kamar. Reservation Form di
tiap-tiap hotel mungkin memiliki bentuk dan desain yang berbeda-beda, namun
meski demikian formulir tersebut memiliki isi yang sama, yaitu tentang data
calon tamu dan perihal reservasi yang telah dilakukannya.
2. Reservation Diary
Reservation Diary, merupakan
salah satu formulir di reservation section yang digunakan untuk mencatat
reservasi/pemesanan kamar yang dilakukan dalam satu hari yang merupakan catatan
harian reservasi atau agenda reservasi. Pada umumnya Reservation Diary
digunakan pada hotel-hotel kecil. Catatan harian tentang reservasi penting
untuk disediakan guna memudahkan pihak hotel memperoleh data tentang
calon-calon tamu yang telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya, namun
kemudian melakukan perubahan atau pembatalan.
3. Reservation Slip
Reservation Slip:kertas kecil yang berisi data pemesanan kamar yang akan
ditempatkan didalam reservation rack, penempatan reservation slip ini disusun
berdasarkan tanggal kedatangan tamu dan jenis tamunya,untuk membedakan jenis
tamu maka digunakan warna yang berbeda ,antara lain warna merah muda untuk tamu VIP
,biru untuk tamu rombongan,kuning untuk tamu yang berasal dari biro
perjalanan,putih dan hijau untuk tamu individu dan perusahaan namu hal ini tidak menjadi acuan
pokok setiap hotel.
4. Group Reservation Form
Group Reservation Form merupakan
formulir reservasi yang dikhususkan untuk mencatat pemesanan kamar oleh tamu
rombongan yang pada umumnya menggunakan jasa agen biro perjalanan.
5. Group Cancelaltion Form
Formulir ini digunakan
untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan
6. Room reservation cancellation/change form
Formulir untuk mencatat
informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar.
7.
Reservation
chart
Grafik
reservasi memiliki semua tabel yang terdaftar dengan nomor, jumlah dan jenis
kamar, yang disediakan pada hari tertentu, waktu pemesanan, nama di mana
reservasi diadakan, dan jumlah orang dalam grup.
8. Dencity chart
Density Chart atau formulir jumlah
pesanan digunakan untuk mencatat
kamar-kamar yang dipesan untuk waktu yang akan datang dan kamar yang sudah
dihuni karena tamu sudah tinggal di hotel. Jadi dengan diketahui jumlah kamar
yang dipesan termasuk yang sudah ditempati maka dengan mudah dapat dihitung
jumlah kamar tersedia untuk dijual. Jadi petugas harus memeriksa Density Chart
untuk mengetahui ada atau tidaknya kamar yang tersedia pada periode waktu yang
dikehendaki atau dipesan. Pada Density Chart nomor kamar tidak nampak tetapi
kamar-kamar dikelompokan bedasarkan jenisnya.
Dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual inilah FO Manager menetapkan status kamar untuk periode waktu tertentu, yaitu:
1. Kamar yang tersedia untuk dijual (free sale)
2. Menjual kamar dgn persetujuan Manager (on request)
3. Tidak menerima pemesanan kamar (closed to sale)
Dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual inilah FO Manager menetapkan status kamar untuk periode waktu tertentu, yaitu:
1. Kamar yang tersedia untuk dijual (free sale)
2. Menjual kamar dgn persetujuan Manager (on request)
3. Tidak menerima pemesanan kamar (closed to sale)
Hotel-hotel
menengah biasanya mempergunakan tabel peme-sanan kamar yang berbentuk Density/Room
Control Sheet. Kedua tabel, baik konvensional maupun density, pada
dasarnya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk menyimpan data tamu yang
mengadakan pemesanan. Dari density chart dapat diketahui jumlah pemesanan kamar
yang telah diterima dan jumlah kamar yang masih dapat dipesan. Pada density
chart, saat reservasi kamar belum bisa ditentukan. Kamar baru ditentukan
minimum satu hari sebelum tanggal kedatangan tamu.
Cara pengisian
Density chart:
·
Pengisian dilakukan dengan pensil.
·
Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom
yang sudah ditentukan
·
Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu
hari sebelum berangkat.
·
Pengisian dimulai dengan garis yang mengikuti
tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.
·
Pada density chart tidak perlu diisi tanda panah
atau menulis seperti pada conventional chart.
·
Bila terjadi pembatalan, tanda garis dapat dihapus
mulai dari tanda yang terakhir.
9. Reservation Confirmation
Pada umumnya, kofirmasi suatu
reservasi dilakukan dengan mengirim Reservation Confirmation. Beberapa bentuk
konfirmasi reservasi, diantaranya :
a. Berbentuk sebuah formulir
cetakan.
Pre-printed
Confirmation Form yang dikirimkan ke calon tamu biasanya termasuk informasi
untuk melengkapi Kartu Registrasi (Registration Form). Pada saat tamu check in,
form ini dibawa oleh tamu dan diserahkan kepada resepsionis sebagai dasar untuk
melengkapi Kartu Registrasi.
b. Bentuk Surat Personal
(Personalized Letter)
Personalized
Letter adalah surat reservasi dengan kalimat yang sudah standar, didesain
dengan kertas khusus dan dicetak dengan word processor
KESIMPULAN
Tugas
seorang petugas reservasi adalah mencatat dan memproses pemesanan yang
dilakukan dengan berbagai macam media.
Media
pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan
pihak hotel. Dengan media inilah pihak hotel dapat dengan mudah melakukan
pelayanan terhadap tamu dalam proses reservasi, begitu pula dengan pihak tamu
yang akan memesan kamar dapat melakukan reservasi dengan baik.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Untuk Power Pointnya bisa didwonload disini
0 komentar:
Posting Komentar